El 13 de enero de 1965, mediante, la Ley Orgánica del MEP N°3481, se creó a través de su artículo 22) la Oficina de Partes y Archivo como una dependencia de la Oficialía Mayor “encargada del registro y trámite de la correspondencia y custodia del Archivo, todo conforme a la reglamentación que al efecto se dicte”.  Pese, a esta disposición las labores de esta oficina no quedaron bien evidenciadas, por lo que parte de la documentación producida por el Ministerio de Educación estuvo por mucho tiempo almacenada en bodegas, sin control y organizada sin criterios técnicos. 

No obstante, de acuerdo con los datos del Archivo Nacional, el fondo “Educación” lo conforman unas 13020 unidades documentos (148 metros lineales) correspondientes al periodo 1821-2018, que incluye los documentos remitidos por los archivos de gestión de los despachos ministeriales, siendo que lo más antiguos son por rescate del Archivo Nacional y los de fechas de 1991 en adelante su transferencia obedece al artículo 53 de la Ley del Sistema Nacional de Archivos N° 7202 del 24 de octubre de 1990, que señala que: 
Artículo 53. La Presidencia de la República y los ministros de Estado, al terminar sus funciones, entregarán a la Dirección General del Archivo Nacional los documentos de sus despachos que hayan concluido su trámite de gestión. Igualmente, entregarán las actas del Consejo de Gobierno. Dicha transferencia deberá realizarse a más tardar durante la semana anterior al traspaso de poderes. Estos documentos no permanecerán en los archivos centrales de las dependencias citadas, sino que pasarán directamente al archivo intermedio de la Dirección General del Archivo Nacional. 

Con la promulgación de la de la Ley del Sistema Nacional de Archivos, propició una mayor regulación en las instituciones públicas y la profesionalización del personal a cargo de los archivos centrales.   

Para el caso del Ministerio de Educación Pública, en el año 1991 se nombró como encargado del archivo de gestión del Despacho del Ministro de Educación al señor Luis Fernando Jaén García el cual contaba con un diplomado en Archivo Administrativo y que propuso un anteproyecto para la organización del Archivo Central, el cual, nunca se concretó.  

Es hasta la administración de 1998 al 2002, estando como Ministro el señor Guillermo Vargas Salazar, cuando se crea la primera plaza de archivista de Técnico Profesional, en el Despacho del Ministro de Educación, se nombra a la señora Lilliam Alvarado Agüero, la cual, contaba con un diplomado y bachiller en archivística, además, de su formación como bachiller y licenciada en Historia y experiencia archivística como exfuncionaria del Archivo Nacional. 

Es por lo anterior, que la archivista profesional propone al Ministro Guillermo Vargas Salazar, la creación de un Archivo Central en cumplimiento al artículo 41 de la ley 7202 que indica que todas las instituciones deben contar con un archivo central, siendo acogida esta propuesta.  El Ministro, conforma una comisión en la que se nombra como coordinadora a la señora Lilliam Alvarado, a la señora Carmen Campos Ramírez, directora de Planificación Institucional, la señora Maribel Arias, jefe del Centro de documentación del Centro de Didáctica, y como coordinador general al Viceministro Administrativo el señor Eduardo Loría, con el propósito de dirigir el proyecto de creación del Archivo Central cumpliendo así con lo establecido en la Ley N°7202 del Sistema Nacional de Archivos y su Reglamento. 

Luego de las gestiones para obtener un local adecuado, el 29 de abril del 2002, se publicó el Decreto N°30384 del Reglamento del Sistema Institucional de Archivos del MEP, en el que se formaliza la creación del Archivo Central como una dependencia de la Oficialía Mayor.  El 02 de julio, del mismo año, inicia sus funciones en uno de los locales del edificio del MEP, ubicado en el distrito de La Uruca, el cual, fue remodelado con las áreas indicada en la ley 7202, y equipado paulatinamente hasta el 2012, cuando ya el Archivo Central cuenta con archivos móviles, equipo de cómputo, aires acondicionados, entre otros.

Actualmente es una dependencia del Viceministerio Administrativo, según, lo dispone el artículo 170) del Decreto de Organización Administrativa del MEP N°38170 del 30 de enero del 2014, cuenta con un personal de 6 profesionales archivistas y la Jefatura. El Archivo Central tiene como su principal función, ser el responsable del sistema institucional de archivos, el de coordinar y supervisar el cumplimiento de todas las actividades y políticas archivísticas que realicen los Archivos de Gestión del MEP . Además, atiende las solicitudes de consultas, de asesoría y otras relacionadas con la gestión documental de sus respectivas Instituciones, de conformidad con la Ley que se reglamenta.

Contamos con dos amplios depósitos que reúnen las condiciones adecuadas de seguridad y conservación establecidas en  el artículo 84) del Reglamento Ejecutivo de la Ley 7202,  con capacidad para albergar 2732 metros lineales de documentos, producto de las funciones y actividades propias del MEP, que  se encuentran debidamente custodiados, organizados e identificados y fueron transferidos conforme a los plazos y requisitos establecidos.

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Recorrido por nuestras instalaciones.

En el año 2018, el Archivo Central del MEP fue distinguido con el premio “Luz Alba Chacón” otorgado por la Junta Administrativa de la Dirección General del Archivo Nacional como Archivo distinguido del Sector Público, esto en reconocimiento de la trayectoria llevada a cabo durante sus 18 años de labor y cumplimiento de la Ley 7202 del Sistema Nacional de Archivos, destacándose en la elaboración de instrumentos como el Manual de Gestión Documental, el cual regula la creación de documentos que se generan en la Institución,  así como,  la capacitación de más de 4000 funcionarios, en políticas para la administración de documentos, el  realizar, 164 transferencias, autorizar 612 eliminaciones y atender más de 2500 consultas a usuarios (as) tanto a nivel interno como externos.

También el 14 de diciembre de 2018, fue reconocido por parte de la UNESCO con la inclusión del fondo documental de la Escuela Normal de Costa Rica como parte del patrimonio regional documental. Éste es un programa de la memoria colectiva y documentada de los pueblos del mundo y su patrimonio documental que, a su vez, representa buena parte del patrimonio cultural mundial. El fondo documental procede y era mantenido en custodia por el Liceo de Heredia con quien ser coordinó su traslado en el año 2017 al Archivo Central para que fuera organizado técnicamente.

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Entrevista realizada por Grupo Repretel al Archivo Central del Ministerio de Educación Pública en conmemoración del día Internacional de los Archivos.

Producción Documental 

La producción documental se refiere al proceso de creación de documentos y aspectos importantes que debemos tomar en consideración cuando se producen documentos. El siguiente video nos muestra cómo debemos llevar a cabo ese proceso y las variables que debemos tomar en cuenta en todas las Direcciones Regionales, Supervisiones de Circuito, Oficinas Centrales, Centros Educativos, archivos de gestión del Ministerio de Educación Pública de acuerdo con lo establecido y normado por el Archivo Central del MEP

Ordenación y Foliación de Expedientes 

Ordenación se refiere al proceso de organizar documentos de manera que sean fáciles de localizar, consultar y gestionar. La foliación es el proceso de numerar las hojas de un documento, o expediente. Su propósito es facilitar la referencia, el seguimiento y la integración de las partes del documento. El siguiente video nos muestra cómo debemos llevar a cabo la ordenación y foliación de expedientes en todas las Direcciones Regionales, Supervisiones de Circuito, Oficinas Centrales, Centros Educativos, archivos de gestión del Ministerio de Educación Pública, de acuerdo con lo establecido y normado por el Archivo Central del MEP. 
 

Conservación Documental 

La conservación documental es una disciplina fundamental para preservar la integridad y accesibilidad de los documentos y registros, ya sean físicos o digitales, a lo largo del tiempo. El siguiente video nos muestra cómo debemos llevar a cabo el proceso de conservación de documentos y las medidas que se deben considerar en todas las Direcciones Regionales, Supervisiones de Circuito, Oficinas Centrales, Centros Educativos, archivos de gestión del Ministerio de Educación Pública, de acuerdo con lo establecido y normado por el Archivo Central del MEP. 

Eliminación Documental  

La eliminación documental se refiere al proceso de descartar o destruir documentos que han cumplido su ciclo de vida documental y han perdido su valor administrativo y legal. El siguiente video nos muestra cómo debemos llevar a cabo el proceso de eliminación de documentos que se deben considerar en todas las Direcciones Regionales, Supervisiones de Circuito, Oficinas Centrales, Centros Educativos, archivos de gestión del Ministerio de Educación Pública, de acuerdo con lo establecido y normado por el Archivo Central del MEP.

Transferencia Documental 

La transferencia documental se refiere al proceso de trasladar documentos de un lugar a otro, ya sea dentro de una organización, entre organizaciones, pueden ser en formato físico o digital. El siguiente video nos muestra cómo debemos llevar a cabo el proceso de transferencia de documentos y las medidas que se deben considerar en todas las Direcciones Regionales, Supervisiones de Circuito, Oficinas Centrales, Centros Educativos, archivos de gestión del Ministerio de Educación Pública, de acuerdo con lo establecido y normado por el Archivo Central del MEP.  

Valoración documental  

La valoración documental es un proceso crucial en la gestión de archivos y documentación, que se centra en determinar el valor de los documentos y archivos para decidir su destino final. El siguiente video nos muestra cómo debemos llevar a cabo el proceso de valoración de documentos y las medidas que se deben considerar en todas las Direcciones Regionales, Supervisiones de Circuito, Oficinas Centrales, Centros Educativos, archivos de gestión del Ministerio de Educación Pública, de acuerdo con lo establecido y normado por el Archivo Central del MEP. 

Horario de atención: Lunes a Viernes de 7:00 am a 3:00 pm jornada continua.

Central telefónica: 2222-8746 (extensiones 200 / 209 / 210 / 211 / 212 /213)

Correo Electrónico: [email protected]

Estamos ubicados en San José, distrito La Uruca, 250 oeste y 100 norte de la plaza de fútbol, frente a Ferretería El Lagar, contiguo al Centro de Almacenamiento y Distribución de Materiales del MEP, avenida 39, calle 50-B.

La asesoría archivística implica la consulta y orientación especializada en la gestión, organización, conservación y administración de archivos y documentos. Este proceso permite identificar oportunidades de mejora, cumplir con las normativas y garantizar que los procedimientos archivísticos sean efectivos y eficientes.

En el Archivo Central del Ministerio de Educación Pública, la asesoría y los procesos de inspección se llevan a cabo en todos los archivos de gestión, de las Oficinas Centrales, de las Direcciones Regionales, Supervisiones de Circuito, Centros Educativos y órganos desconcentrados, de acuerdo con lo establecido y normado por el Archivo Central del MEP.

Las solicitudes de asesoría pueden realizarse a través del correo electrónico [email protected] por parte de las Direcciones Regionales, Supervisiones de Circuito, Oficinas Centrales, Centros Educativos, o incluso por particulares que denuncien situaciones relacionadas con el manejo y conservación de la documentación.  

El Archivo Central del Ministerio de Educación Pública trabaja durante todo el año impartiendo capacitaciones y talleres sobre gestión documental tanto al personal encargado de los Archivos de Gestión como al personal relacionado con la gestión documental de las Oficinas Centrales, Direcciones Regionales, Supervisiones de Circuitos, y Centros Educativos. 

En estas capacitaciones y talleres, se ofrece un entrenamiento integral en la adecuada administración de documentos y el uso de sistemas de gestión, así como en técnicas para el manejo de archivos físicos y digitales, abarcando aspectos como gestión, almacenamiento, recuperación, transferencias y eliminación.

A través de estos programas, el Archivo Central del MEP promueve la actualización constante en las últimas tendencias y tecnologías en gestión documental, como la inteligencia artificial y la automatización. Las capacitaciones se imparten en modalidad virtual o presencial.

Las dependencias pueden solicitar los talleres o capacitaciones en gestión documental a través del correo electrónico [email protected].

La sala de consulta documental es un espacio destinado para acceder a documentos, archivos y otros recursos informativos del documental del MEP custodiados en el Archivo Centra. En esta sala, tanto los usuarios internos como externos (personal administrativo docente, docentes, estudiantes, investigadores y particulares) pueden revisar los documentos y demás materiales en un ambiente adecuado, con un espacio amplio para la consulta y la investigación, siempre bajo la supervisión y guía de uno de los Profesionales Archivistas.

Las solicitudes de acceso a documentos pueden realizarse a través del correo electrónico [email protected], por medio del cual se asignará una cita para la visita.

La eliminación documental se refiere al proceso de suprimir los documentos que han alcanzado el fin de su ciclo de vida, conforme a lo estipulado en las Tablas de Plazo de Valoración Documental. Este proceso es fundamental para la optimización del espacio en las Oficinas Centrales, Direcciones Regionales, Supervisiones de Circuito y Centros Educativos. 

Para el proceso de eliminación documental debe elaborarse un acta de eliminación, la cual será revisada y aprobada por el Profesional Archivista del Archivo Central. Ninguna dependencia podrá llevar a cabo la eliminación de documentos sin contar con la debida autorización del Archivo Central.

Las dependencias que dispongan de tablas de plazos aprobadas podrán solicitar asesoría para el proceso de eliminación de documentos a través del correo electrónico [email protected].

Actas de Eliminación

Desde el siguiente enlace puede encontrar las actas de eliminación para oficinas centrales y direcciones regionales Ir a Actas de Eliminación

Las dependencias del Ministerio de Educación Pública pueden solicitar este servicio (facilitación y reproducción de documentos interdepartamentales) a través del correo electrónico [email protected].

En algunos casos calificados, podrán solicitar el préstamo físico de los documentos o bien solicitar la información digitalizada.

El préstamo de documentos está sujeto a las normativas vigentes sobre acceso a la información. 

El rescate de patrimonio documental es una práctica fundamental llevada a cabo por el Archivo Central para la conservación de la memoria histórica y cultural de la educación en Costa Rica. Este proceso implica identificar, recuperar y preservar los documentos que tienen un valor científico y cultural, tal como lo declaró la Comisión Nacional de Selección y Eliminación en las resoluciones y las tablas de plazo aprobadas, de las Oficinas Centrales, Direcciones Regionales, Supervisiones de Circuito, Centros Educativos del MEP y Órganos Adscritos. 

El proceso se realiza mediante transferencias documentales al Archivo Central desde las distintas dependencias, supervisadas por los Profesionales Archivistas, que, a su vez, se encarga de transferir los documentos al Archivo Nacional para su conservación y preservación permanente.

Todas las dependencias que cuenten con documentos declarados de Valor Científico Cultural para transferir al Archivo central deben seguir el procedimiento descrito para transferencias.

Las visitas guiadas de los Colegios Técnicos con especialidad en Secretariado son una excelente manera de complementar el aprendizaje en las aulas. Además, permiten relacionar los conceptos adquiridos en clase con el mundo real y fomentan la curiosidad y el diálogo sobre los conocimientos obtenidos en los centros educativos.

Durante estas visitas al Archivo Central, los Profesionales Archivistas brindarán un recorrido por las instalaciones, así como una capacitación sobre temas relacionados con la gestión documental y dinámicas de aprendizaje. 

Los centros educativos de educación secundaria que imparten la especialidad en secretariado pueden solicitar una visita a través del correo electrónico [email protected].