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MINISTERIO DE EDUCACIÓN PÚBLICA 

DIRECCIÓN DE PROGRAMAS DE EQUIDAD 

 

 

 

 

Procedimiento para la gestión de solicitudes 
de productos de apoyo (Ayudas Técnicas) para 
la población estudiantil en condición de 
discapacidad, matriculada en las diferentes 
ofertas, servicios y modalidades de la 
educación pública costarricense. 

 



 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

OCTUBRE, 2021 

 


 

NOMBRE DE LA DEPENDENCIA: Dirección de Programas de Equidad 

 

 

Código:DPE-
PROC-01-2021 

PROCESO: 

Gestión de solicitudes de productos de apoyo de (ayudas técnicas) para la 
población estudiantil en condición de discapacidad, de todas las 
modalidades educativas de la educación pública costarricense. 

SUBPROCESOS: 

1. Recepción de solicitudes 

2. Análisis de solicitudes 

3. Análisis y sondeo de mercado 

4. Análisis y asignación de presupuesto 

5. Inclusión de solicitudes en el sistema TCTE 

6. Aprobación y ejecución de la planilla 

7. Recepción, análisis y traslado de expediente “Contratación 
administrativa para la adquisición de productos de apoyo y 
liquidación de recursos asignados”. 

8.Interrupción de la gestión por fallecimiento, exclusión o traslado 

Versión: 01 

Elaborado por: Programa de 
Integración (Ayudas 
Técnicas), Dirección de 
Programas de Equidad. 

 

Revisado por: 

Ing. Melissa Alemán Méndez, 
Departamento de Control 
Interno y Gestión del Resgo. 

-Visto bueno: Máster Steven González 
Cortés 

Viceministro administrativo 

 

-Aprobado por: Máster Denia Rodríguez 
Vallejos 

Subdirectora. 

 

-Avalado por: Máster José Leonardo 
Sánchez Hernández 

Director. 

 

Fecha de 
Aprobación: 

 

Octubre, 2021. 

Objetivo: 

 

Gestionar las solicitudes de productos de 
apoyo (ayudas técnicas) destinados a personas 
estudiantes que presentan condición de 
discapacidad, matriculadas en las diferentes 
ofertas, servicios y modalidades de la 
educación pública costarricense. 

 

 

 

Indicador asociado: 

 

Calidad 

Porcentaje de solicitudes resueltas 

Fórmula: Cantidad de solicitudes 
presentadas/Cantidad de solicitudes 
tramitadas) *100 

 

Porcentaje de solicitudes incompletas 

Cantidad de solicitudes presentadas 
incompletas/ Totalidad de solicitudes 
presentadas) *100 

 

Alcance: 

Este procedimiento abarca: 

1. El trámite de las solicitudes de productos de apoyo, desde: su recepción, registro, análisis, 
valoración, consulta a instancias gubernamentales externas e instancias del MEP, sondeo 
de precios, elaboración de las planillas, depósito de los recursos financieros y seguimiento 
de la Dirección de Programas de Equidad, al uso y liquidación de los recursos públicos 
asignados a las juntas. 





Responsables: 

 

1. Persona recepcionista de la Dirección de Programas de Equidad: 


 

Es la persona que se encarga de recibir, revisar y registrar en la base de datos 
compartida, la solicitud de productos de apoyo que entregan las juntas de 
educación y juntas administrativas, en la Dirección de Programas de Equidad. 

 

2. Dirección de Programas de Equidad: 


 

Dicta los lineamientos técnicos, directrices y procedimientos requeridos para 
orientar la asignación, uso, supervisión y control de los recursos públicos, 
canalizados a la junta de educación o junta administrativa, referentes al Programa 
de Integración. 

 

3. Programa de Integración de la Dirección de Programas de Equidad: 


 

Gestiona las solicitudes de productos de apoyo (ayudas técnicas) a personas 
estudiantes que presentan condición discapacidad, matriculadas en las diferentes 
ofertas, servicios y modalidades de la educación pública costarricense. 

 

4. Jefatura del Programa de Integración: 


 

Es la persona funcionaria responsable, de planear, organizar, dirigir y controlar lo 
concerniente al Programa de Integración de la DPE. 

 

5. Persona directora de la DPE: 


 

Es la persona funcionaria responsable de planear, organizar, dirigir, controlar y 
aprobar, lo concerniente a la D PE. 

 

6. Persona coordinadora presupuestaria: 


 

Es la persona funcionaria responsable de administrar el presupuesto de los 
programas de la DPE. 

 

7. Jefatura del Departamento de Supervisión y Control: 


 

Es la persona funcionaria responsable de la DPE, de planear, organizar, dirigir y 
controlar, lo concerniente al Departamento de Supervisión y Control 

 

8. Caja Costarricense del Seguro Social (CCSS), Centro nacional de recursos 
para la educación inclusiva (Cenarec) y profesionales del área de educación 
especial de los centros educativos públicos del MEP: 


 

Emiten criterio técnico para la solicitud de productos de apoyo (ayudas técnicas) 
destinados a personas estudiantes que presentan condición de discapacidad. 

 

o CCSS emite criterios técnicos clínicos vinculados con las siguientes 
disciplinas: fisiatría, audiología, oftalmología, entre otras. 





 

o CENAREC emite criterio técnico-pedagógico vinculado con el ámbito de 
competencia de su equipo interdisciplinario. 


 

o Profesionales de educación especial emiten criterio técnico- pedagógico 
relacionado con productos de apoyo específicos para la mediación 
pedagógica. 


 

o Si el centro educativo cuenta con profesionales de terapia ocupacional, 
terapia física y terapia del lenguaje pueden emitir el criterio técnico-
pedagógico. 


 

9. Junta de educación o junta administrativa: 


 

Gestiona el otorgamiento de productos de apoyo (ayudas técnicas), para la 
población estudiantil que presenta condición de discapacidad, ante la Dirección de 
Programas de Equidad, DPE. 

 

Presenta toda la documentación a la DPE para solicitar el producto de apoyo: 

 

o Datos del estudiante, del centro educativo y junta de educación o 
administrativa. (Anexo 1). 
o Copia del Acta de la junta con el acuerdo para pedir el producto de apoyo 
a la DPE. 
o Ficha técnica (CCSS, CENAREC, profesionales en educación especial). 
Descripción del producto, medidas, materiales, espesores, dispositivos 
adicionales, entre otros. 
o Informe para solicitud de productos de apoyo que indique cómo se 
reducirán o eliminarán las barreras del entorno que impiden el acceso del 
estudiante al aprendizaje (aplica para los criterios técnico-pedagógico). 
(Anexo 2). 
o Estudio de mercado conforme la a Ley 7494 de Contratación 
Administrativa y su Reglamento para solicitar los recursos a la DPE, que 
requiere para la compra del producto de apoyo. 




 

La junta de educación o junta administrativa realiza los estudios de mercado 
correspondientes, para determinar el presupuesto a solicitar, direccionado a la 
adquisición de los productos de apoyo requeridos por la persona estudiante que 
presenta condición de discapacidad. 

 

Solicita a la Dirección Regional de Educación DRE, la aprobación del presupuesto 
extraordinario. 

 

Remite, a la DPE, el presupuesto aprobado por el DSAF. 

 

Realiza el proceso de Contratación Administrativa conforme a la Ley N°7494. 
Contratación Administrativa y su Reglamento, de conformidad con el límite 
presupuestario que corresponda, establecidos por la Contraloría General de la 




República. De requerirse, debe considerar las garantías de participación y de 
cumplimiento, conforme a la ley antes citada. 

 

Conforma el expediente del proceso de contratación administrativa, llevado a cabo 
para la adquisición de los productos de apoyo asignados. 

 

Una vez en firme el acto de adjudicación, remite a la DPE, una copia certificada 
del expediente del proceso de contratación administrativa, debidamente foliado y 
en estricto orden cronológico. 

 

Recibe del proveedor los productos de apoyo y puede coordinar con un 
especialista su recepción (Cenarec, profesionales de educación especial, equipo 
interdisciplinario u otro profesional competente, que no pertenezca a la empresa 
proveedora). La recepción se hace conforme a las especificaciones técnicas del 
producto de apoyo que fue definido por profesionales de la CCSS, Cenarec o en 
educación especial u otros en la ficha técnica. 

 

Si la junta detecta que el producto de apoyo que el proveedor está entregando no 
concuerda con las especificaciones técnicas de la ficha o presenta daños no debe 
recibirlo, ni firmar el recibido conforme. 

 

Una vez recibido por la junta el producto de apoyo, en el caso que presente 
problemas de funcionamiento o defectos de fábrica, la junta debe ejecutar de 
inmediato la garantía en caso de que proceda y realizar los comunicados a la 
empresa proveedora para que el producto de apoyo sea reparado o sustituido. 

 

Entrega a la familia o persona estudiante, el producto de apoyo (Anexo 3) 

 

Efectúa la liquidación de los recursos depositados por la DPE, para la adquisición 
de los productos de apoyo (ayudas técnicas). En caso de contar con un sobrante 
de recursos, estos deben ser depositados a la Caja Única del Estado. 

 

Las juntas cuentan con un año para la adquisición del producto de apoyo, de no 
comprarlo en este periodo deben depositar los recursos a Caja Única del Estado 
(Ministerio de Hacienda). 

 

Una vez concluido el proceso de contratación administrativa, la junta debe enviar 
a la DPE los siguientes documentos: 

 

o Expediente del proceso de contratación administrativa, realizado. 
o Documento que compruebe la recepción del producto de apoyo por parte 
de la junta a la empresa, conforme lo establecido en las especificaciones 
y el recibido conforme. 
o Documento que evidencie la entrega del producto de apoyo a la persona 
estudiante o encargada. 
o Documentos que verifiquen la liquidación de los recursos y en caso del 
sobrante de recursos, adjuntar el comprobante del depósito a Caja Única 
del Estado. 




 




10. Direcciones Regionales de Educación: 


 

Aprueban el uso del presupuesto extraordinario, según Decreto 37485-H, 
solicitado por la junta de educación o junta administrativa del centro educativo en 
el cual se encuentra matriculada la persona estudiante en condición de 
discapacidad, para el cual se tramita la compra del producto de apoyo. 

 

Brindan asesoría legal a la junta de educación o junta administrativa de los centros 
educativos de su región, en el proceso de contratación administrativa que 
corresponda realizar, según los límites presupuestarios establecidos por la 
Contraloría General de la República. 

 

Verifican que la junta de educación o junta administrativa que haya recibido fondos 
para la adquisición de productos de apoyo, realice el proceso de liquidación de los 
recursos asignados. En los casos en que exista un remanente o no se compre el 
producto de apoyo en el lapso de un año, verifican que la junta de educación o 
junta administrativa realice el depósito de estos recursos en Caja Única del 
Estado. 

 

 

11. Padre, madre, encargado del estudiante que solicita el producto de apoyo o 
persona estudiante que solicita el producto de apoyo: 


 

Recibe y hace uso adecuado del producto de apoyo que se le entregue, sea como 
encargado o como receptor (cuando lo gestiona el mismo estudiante). 

 

En caso que el producto de apoyo (ayuda técnica) presente algún problema debe 
comunicarlo por escrito, de forma inmediata a la junta de educación o 
administrativa, para que ésta se comunique con la empresa y se haga efectiva la 
garantía. 

 

 

Marco Legal: 

1. Ratificación de la Convención sobre los Derechos de las Personas con 
Discapacidad. Ley Nº8661. 
2. Código de la Niñez y la Adolescencia. Ley N°7739. 
3. Ley de Igualdad de Oportunidades para Personas con Discapacidad. 
Ley Nº7600. 
4. Ley General de Control Interno. Ley N°8292. 
5. Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento. Ley N°7494. 
6. Ley General de Administración Pública. Ley N°6227. 
7. Ley de Administración Financiera y Presupuestos Públicos. Ley N°8131. 
8. Ley contra la Corrupción y el Enriquecimiento ilícito en la Función Pública. Ley 
N°8422. 
9. Ley de Simplificación de Trámites y su Reglamento. Ley N° 8220. 
10. Ley para el Financiamiento y Desarrollo de Equipos de Apoyo para la Formación 
de Estudiantes con Discapacidad matriculadas en III y IV ciclos de la Educación 
Regular y de los Servicios de III y IV ciclos de Educación Especial, Ley Nº 8283 





11. Reglamento General de Juntas de Educación y Juntas Administrativas. N° 
38249. 
12. Constitución Política de la República de Costa Rica (1949). 
13. Ley Fundamental de Educación (1957). 
14. Convención de Derechos del Niño/a (1990). Tratado internacional de las 
Naciones Unidas. 
15. Decreto Ejecutivo N° 38170. Organización Administrativa de las Oficinas 
Centrales del Ministerio de Educación Pública 


 

Normativa institucional vinculada con el procedimiento: 

Partida 60103 001 1310 3460 IP 237. Descripción: Para Juntas de Educación y Juntas 
Administrativas. (A distribuir por el MEP, para atender personas estudiantes del 
Programa de Integración, según Ley No. 7600 del 02/05/1996, GACETA No. 102 Del 
29/05/1996). Cédula Jurídica 2-100-042002 

 

Definiciones 

 

Para efectos de este documento se definen los siguientes conceptos: 

 

1. Análisis de solicitud: 

 

Revisión que realiza el equipo de la DPE, encargado de analizar las solicitudes de 
productos de apoyo (ayudas técnicas), que ingresan al Programa de Integración de la 
DPE, con el fin de asignar presupuesto. 

 

2. Ayuda Técnica: 

 

Elemento requerido por una persona en condición de discapacidad para mejorar su 
funcionalidad y promover su autonomía. Para efectos de este procedimiento es sinónimo 
de producto de apoyo. 

 

3.Carpeta Compartidas: 

 

Es la carpeta ubicada en la Oficina Virtual –MEP, de la Dirección de Programas de 
Equidad, de acceso y uso restringido. 

 

4. Casas comerciales y proveedoras: 

 

Son empresas inscritas en el Registro Nacional de la Propiedad, con personería jurídica, 
que se dedican a la venta de productos de apoyo (ayudas técnicas) o servicios afines, 
con fines de lucro. 

 

5. Centro Educativo: 

 

Unidad básica de construcción de conocimiento colaborativo entre docentes y discentes. 
Institución multifuncional destinada a la tarea educativa, proporciona a las personas 
estudiantes estímulos que les permiten crecer física, social, emocional e 
intelectualmente. 

 




6. Cotización: 

 

Documento que emiten las casas comerciales con el precio actual del producto que 
ofrecen, del cual no se genera una compra, porque su fin es consultivo. 

 

7. Cotización completa para sondeo de precios en el mercado: 

 

Cotización emitida por casa comercial que resulta conforme con los criterios e 
información, solicitados por la DPE. 

 

8. Cotización incompleta para sondeo de precios en el mercado: 

 

Cotización emitida por casa comercial que no resulta conforme con los criterios e 
información pedidos por la DPE. 

 

9. Cotización inaceptable para sondeo de precios en el mercado: 

 

 Cotización emitida por una empresa proveedora, que presenta las siguientes 
condiciones: precios muy bajos o precios muy altos en comparación con las demás 
ofertas del mercado, presenta falencias en cuanto a los requerimientos solicitados, no 
remitieron los subsanes solicitados, se entregó extemporánea, entre otros. 

 

10. Criterio Técnico pedagógico o clínico: 

 

Valoración de un profesional, funcionario de ente público competente, plasmada en un 
documento que se recibe en la DPE, sobre un requerimiento para un producto de apoyo, 
que necesita la persona estudiante que presenta condición de discapacidad, matriculada 
en el sistema educativo público. 

 

11. Equipo analista de solicitudes de productos de apoyo (Ayudas Técnicas) 
(EAPA): 

 

Personas funcionarias de la DPE, encargadas de realizar el análisis de las solicitudes de 
productos de apoyo (ayudas técnicas), conforme a la normativa vigente; con el fin de 
asignar el presupuesto requerido a las juntas de educación o administrativas, para la 
adquisición del producto de apoyo. 

 

12. Equipo analista de sondeo de precios en el mercado (EASP): 

 

Personas funcionarias de la DPE encargadas de realizar el sondeo de precio o estimar 
los precios de referencia de los productos de apoyo (ayudas técnicas) en el mercado 
nacional, con el fin de verificar los montos presupuestarios pedidos por las juntas de 
educación o juntas administrativas, en caso de duda. 

 

 

13. Expediente de contratación, de contratación administrativa o expediente 
administrativo: 

 




Es la herramienta o instrumento utilizado por la Administración para adquirir bienes y 
servicios que le permiten brindar un servicio público, conforme a las exigencias del 
ordenamiento jurídico; es decir, conforme con los principios de continuidad, eficiencia, 
adaptación a todo cambio en el régimen legal o en la necesidad social que satisfacen y 
la igualdad en el trato de las personas usuarias. 

 

Expediente administrativo o expediente de contratación administrativa es el conjunto 
ordenado y completo de documentos y actuaciones que sirven de antecedentes y de 
base, para el procedimiento de compra. Debe estar siempre disponible para que las 
personas interesadas, y todas aquellas que lo deseen, tengan la posibilidad de revisarlo 
y obtener copias del mismo. 

 

Los expedientes administrativos deben ser compaginados siguiendo el orden cronológico 
de los actos y trámites del procedimiento, lo cual implica que las actuaciones deben 
incorporarse en forma correlativa o en sucesión inmediata. Además, la foliatura de los 
expedientes en orden cronológico, tiene como finalidad facilitar el manejo de la 
información que contienen y forma parte de la garantía constitucional del debido proceso, 
toda vez que un expediente sin foliar produce inseguridad a la Administración e 
interesado, por lo que el expediente debe estar foliado con una sola numeración. 

 

Los componentes del expediente de contratación administrativa son: 

 

o Decisión inicial de la contratación. 
o Términos de referencia. 
o El cartel. 
o Invitaciones. 
o Consultas y aclaraciones al cartel. 
o Objeciones al cartel (si es que se presentan). 
o Recepción de ofertas. 
o Apertura de ofertas. 
o Análisis de las ofertas. 
o Acto de adjudicación. 
o Impugnación al acto de adjudicación (si es que se presenta). 
o Firmeza mediante la cual se formaliza la relación contractual, solicitándosele al 
adjudicado las garantías y requisitos que fueron solicitados en el cartel. 
o Documento que compruebe la recepción de la compra por parte de la junta a la 
empresa, conforme a lo requerido, y el recibido conforme. 
o El documento de entrega de la compra realizada, al estudiante o persona 
encargada. 
o Documentos que verifiquen la liquidación de los recursos y en caso de sobrante, 
adjuntar el comprobante del depósito a Caja Única del Estado. 




 

 

14. Juntas de educación o juntas administrativas: 

 

Órganos auxiliares de la administración, entidades de derecho público que están 
sometidas a las disposiciones legales que regulan la asignación, distribución, ejecución, 




control y supervisión de los recursos públicos, canalizados por medio del Presupuesto 
Nacional y otras fuentes de financiamiento, con el fin de garantizar que éstos sean 
utilizados para atender las necesidades de los centros educativos y mejorar el bienestar 
de la población estudiantil; de conformidad con las prioridades nacionales, regionales e 
institucionales que orientan la consecución de los objetivos y fines de la educación 
costarricense. 

 

15. Persona estudiante: 

 

Persona nacional, residente o extranjera matriculada, mediante acto formal, en el sistema 
educativo público costarricense. 

 

16. Persona estudiante con discapacidad: 

 

Persona nacional, residente o extrajera que presente condición de discapacidad, 
matriculada mediante acto formal en el sistema educativo público costarricense. Debe 
tener el carné sobre su condición de discapacidad emitido por el Consejo Nacional para 
Personas con Discapacidad CONAPDIS. En el caso de estudiantes que no cuenten con 
un carné, pero si una certificación de discapacidad emitida por órgano competente, podrá 
presentar ésta para acreditar la condición. 

 

 

17. Persona estudiante beneficiaria del Programa de Integración: 

 

Persona nacional, residente o extranjera matriculada, mediante acto formal, en el sistema 
educativo público costarricense, en condición de discapacidad que recibe a través de la 
junta de educación o junta administrativa, un producto de apoyo (ayuda técnica) con 
recursos provenientes del Programa Integración. 

 

 

18. Precio ruinoso: 

 

Precio comparativamente bajo de un producto ofertado en una casa comercial, con los 
precios regulares de mercado. 

 

La administración de la DPE, en caso de considerarlo necesario, indagará con el oferente 
los motivos que subyacen para ese tipo de cotización, antes de adoptar cualquier 
decisión. 

 

Es aplicado en el proceso de sondeo de precios de la DPE, NO para el expediente de 
contratación administrativa que debe realizar la junta de educación o administrativa. 

 

19. Precio excesivo: 

 

Precio comparativamente alto, que excede los precios regulares de mercado. 

 

La Administración de la DPE, en caso de considerarlo necesario, indagará con el oferente 
cuáles motivos subyacen para ese tipo de cotización, antes de adoptar cualquier 
decisión. 




 

Es aplicado en el proceso sondeo de precios de la DPE, NO para el expediente de 
contratación administrativa que debe realizar la junta de educación o junta administrativa. 

 

20. Producto de apoyo: 

 

Según el ISO 9999:2012 (Adaptado por la DPE) se define como cualquier producto 
(incluyendo dispositivos, equipo, instrumentos y software) fabricado especialmente o 
disponible en el mercado, utilizado por o para personas con discapacidad destinado a: 

 

 Facilitar la participación, el aprendizaje y la eliminación o disminución de barreras 
para garantizar la permanencia del estudiantado en el sistema educativo. 


 

 

21. Programa de Integración (Ayudas Técnicas): 

 

Dependencia de la Dirección de Programas de Equidad que gestiona las solicitudes de 
productos de apoyo, para personas estudiantes que presentan condición de 
discapacidad, emitidas por las juntas de educación o juntas administrativas 

 

22. Proceso de contratación administrativa: 

 

Es la herramienta o instrumento utilizado por la Administración, para adquirir bienes y 
servicios que le permiten brindar un servicio público, conforme con las exigencias del 
ordenamiento jurídico; es decir, conforme con los principios de continuidad, eficiencia, 
adaptación a todo cambio en el régimen legal o con la necesidad social que satisfacen y 
la igualdad en el trato de las personas usuarias. 

 

23. Sondeo de precios en el mercado: 

 

Es la gestión que realiza la Dirección de Programas de Equidad, con las diferentes casas 
comerciales proveedoras de productos de apoyo (ayudas técnicas), para estimar el 
precio de referencia en el mercado nacional y determinar el recurso económico a asignar 
a las juntas que efectúan el proceso de contratación administrativa. 

 

En este sentido esta gestión NO contempla aspectos de un estudio de mercado tales 
como: oferta, demanda, canales de distribución, factibilidad, viabilidad, riesgos, entre 
otros. 

 

Las variables utilizadas por la DPE para el sondeo de precios en el mercado, son 
diferentes a las utilizadas en el estudio de mercado correspondiente al proceso de 
contratación administrativa, que las juntas deben hacer para la adquisición de los 
productos de apoyo y se realizan únicamente para verificar que el monto solicitado no es 
ruinoso o excesivo. 

 

Esta verificación solo procede en aquellos casos en que la forma en que se realizó el 
estudio de mercado, por parte de la junta de educación o junta administrativa, genera 
dudas, ante las cuales, la DPE puede asumir su rol de verificador del uso de los fondos 
públicos y realizar este sondeo o estimación de precios en el mercado. 




 

 

24. Solicitud de producto de apoyo (ayuda técnica): 

 

Documento que se recibe en la DPE emitido por una entidad competente, sobre un 
requerimiento para un producto de apoyo (ayuda técnica), que necesita la persona 
estudiante con discapacidad matriculada en el sistema educativo. 

 

25. Solicitud de producto de apoyo (ayuda técnica) completo: 

 

Documento que se recibe en la DPE, emitido por la junta de educación o junta 
administrativa, con todos los documentos probatorios (Responsables: 6. Junta de 
educación o junta administrativa), solicitados para iniciar la gestión. 

 

26. Solicitud de producto de apoyo (ayuda técnica) incompleto: 

 

Documento que se recibe en la DPE, emitido por la junta de educación o junta 
administrativa, devuelto a su solicitante cuando se dan las siguientes condiciones: 

 

o No se aportan todos los documentos probatorios (informe técnico, estudio 
de mercado, razonabilidad de precios, monto solicitado, entre otros). 
o Carece de firmas y sellos. 
o Información de la persona estudiante no coincide con las bases de datos 
del MEP. 
o La documentación se encuentra desactualizada o ilegible. 
o La documentación remitida presenta inconsistencias. 
o Presentan valoraciones elaboradas por un profesional o funcionario de 
ente público competente (CCSS, Cenarec y profesionales del área de 
educación especial, entre otros). 




 

27. Solicitud de sondeo de precios en el mercado: 

 

Documento que emite el EAPA al EASP con las especificaciones requeridas del producto 
de apoyo (ayuda técnica) para la gestión del sondeo de precios, en razón de existir dudas 
razonables, en cuanto al monto de la solicitud remitida por la junta de educación o junta 
administrativa. 

 

 

 

 

28. Solicitud de cotización: 

 

Documento emitido por el EASP a las diferentes casas comerciales con las 
especificaciones requeridas del producto de apoyo (ayuda técnica), para conocer su 
precio en el mercado. 

 

29. Subsane: 

 




 Corregir o que estaba incorrecto o incompleto. Arreglar, enmendar, enderezar o rectificar 
un proceso que presenta carencias. 

 

3. Trazabilidad: 

 

Conjunto de tareas que permiten conocer la ubicación y el histórico de la solicitud de 
productos de apoyo (ayudas técnicas) en cada una de sus etapas. 

______________________________________________________________________ 

Abreviaturas: 

 

 CE: Centro Educativo. 


 

 Cenarec: Centro Nacional de Recursos para la Inclusión Educativa. 


 

 C.C.S.S: Caja Costarricense de Seguro Social. 


 

 Conapdis: Consejo Nacional para Personas con Discapacidad. 


 

 DPE: Dirección de Programas de Equidad. 


 

 DRE: Dirección Regional de Educación. 


 

 DSAF: Departamento de Servicios Administrativos y Financieros. 


 

 EAPA: Equipo Analista de Solicitud de Producto de Apoyo 


 

 EASP: Equipo Análisis Sondeo de Precios. 


 

 TANU: Tamizaje Auditivo Neonatal Universal. 


 

 TCTE: Sistema de Transferencias de Comedores y Transporte Estudiantil. 


 

Descripción del proceso 

 

1. Recepción de solicitudes 

 

1.1 La persona recepcionista de la DPE, recibe los documentos referentes a la 
solicitud de productos de apoyo (ayudas técnicas) de las juntas (Anexo 1), ya sea 
en físico o digital (correo electrónico). 




 

1.2 La persona recepcionista de la DPE, registra la solicitud en un archivo en la 
carpeta “Compartidas”, para su trazabilidad. 




 

1.3 La persona recepcionista de la DPE, revisa que el formulario de recepción de la 
solicitud de productos de apoyo se encuentre completa (Anexo 4.) 




 

1.3.1 Si la información está completa, la persona recepcionista de la DPE, incluye la 
información en el expediente digital. 









1.3.1.1 La persona recepcionista de la DPE, comunica a la jefatura por medio de 
correo electrónico, el ingreso de la solicitud para que se le asigne a una 
persona analista y pasa al subproceso 2. 








 

1.3.2 Si la solicitud de productos de apoyo está incompleta, la persona recepcionista 
de la DPE, le comunica a la junta por medio electrónico (si la solicitud se recibe 
de forma digital) o documento físico (si se recibe en forma presencial), por 
medio del Formulario de recepción de solicitud de producto de apoyo (Anexo 
4), y solicita los subsanes requeridos. Pasa al 1.1. 






 

Nota aclaratoria: En ambos casos la persona recepcionista incluye la información en la 
base de datos compartida. 

 

1.4 Fin del subproceso. 




 

2. Análisis de solicitudes 

 

2.1 El EAPA consulta a otras dependencias, internas o externas del MEP (Conapdis, 
CCSS, Departamento de apoyos educativos del MEP), mediante correo 
electrónico, si la persona estudiante ha tramitado alguna solicitud del producto de 
apoyo, o bien, si lo ha recibido. 




 

2.2 EAPA recibe la respuesta de la dependencia (interna o externa del MEP). 




 

2.2.1 Si la respuesta de la dependencia es que lo ha tramitado o lo ha recibido, 
se establece uno de los siguientes escenarios: 






 

2.2.1.1 El Programa de Integración prosigue con la gestión del producto 
realizada por la junta. Continúa con el paso 2.3 








 

2.2.1.2 Si la dependencia externa a la DPE es la que procede a otorgar el 
producto de apoyo, el EAPA emite un oficio de notificación de cierre 
dirigido al solicitante (junta), explicando el motivo. 








 

2.2.1.2.1 Se procede al archivo de la solicitud ya sea en físico o digital, 
según corresponda y pasa al 2.4. 










 

2.2.2 Si la dependencia interna o externa al MEP no ha gestionado, el Programa 
de Integración de la DPE continúa con la gestión para la asignación del 
producto de apoyo. Pasa a subproceso 3. 






 

2.3 El EAPA realiza el análisis de la solicitud: 




 

2.3.1 Si la documentación aportada cumple con los requerimientos contenidos 
en el anexo 1, se continúa con el subproceso 3: Análisis y sondeo de 
precios en el mercado. 






 




2.3.2 Si la documentación aportada no cumple con los requerimientos del 
anexo 1, se devuelve a la junta para los respectivos subsanes y pasa al 
subproceso 1: Recepción de Solicitudes, actividad 1.1. 






 

2.4 Fin del subproceso. 




 

 

3. Análisis y sondeo de precios en el mercado. 

 

3.1 El EAPA analiza el estudio de mercado remitido por la junta y emite criterio 
mediante un informe de resultados (Anexo 5). 




 

3.1.1 Si en el informe de resultados se determina que, de acuerdo a la Ley de 
Contratación Administrativa, si procede realizar un sondeo de precios, el 
EAPA remite solicitud de sondeo de precios al EASP. Continúa en paso 3.2 






 

3.1.2 Si en el informe de resultados se determina que, no se requiere el sondeo 
de precios se continúa con el subproceso 4: Análisis y asignación de 
presupuesto. 






 

Nota aclaratoria: El sondeo de precios se realiza cuando una solicitud de producto de 
apoyo establezca un monto que se pueda considerar como ruinoso o excesivo tal y como 
lo estable la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento, en su artículo 31 y 12 
respectivamente. 

 

3.2 El EASP, recibe solicitud de sondeo de precios del EAPA mediante correo 
electrónico y asigna consecutivo para su trazabilidad. 




 

3.3 El EASP verifica que las especificaciones de los productos y la solicitud de sondeo 
de precios correspondan a la solicitud para el sondeo de precios. 




 

3.3.1 Si la documentación es conforme con las especificaciones, se procede a 
solicitar la cotización a las casas proveedoras, pasa al 3.4 






 

3.3.2 En caso en que No sea conforme, se devuelve a la junta para los 
respectivos subsanes, y el trámite queda sujeto al subsane solicitado, 
según plazo establecido (10 días hábiles). 






 

3.3.2.1 Si se recibe subsane en el plazo establecido, pasa al 3.4 








 

3.3.2.2 Si no se recibe el subsane en el plazo establecido, se archiva la 
solicitud ya sea en físico o digital, según corresponda y el EASP 
comunica a la junta y al EAPA, pasa al 3.10. 








 

3.4 Para solicitar la cotización a las casas proveedoras, el EASP llena el Anexo 6 
(Oficio para sondeo de precios en el mercado de productos de apoyo) y lo remite 
mediante correo electrónico, para firma de la jefatura del Programa de Integración, 
en un plazo de 3 días hábiles. 




 




3.5 Una vez firmado el Anexo 6 por la jefatura del Programa de Integración, el EASP, 
completa el Anexo 7. 




 

3.6 El EASP, reúne los documentos Anexo 6 y Anexo 7, ficha técnica, y cualquier otro 
documento indicado en la solicitud previa y procede a la remisión de correos 
electrónicos dirigidos a las diferentes casas proveedoras, según sea el producto 
de apoyo (ayuda técnica) solicitado para cada persona estudiante que presenta 
condición de discapacidad. 




 

3.7 El EASP, da seguimiento a las diferentes solicitudes de sondeo de precios en el 
mercado, enviadas mediante correos electrónicos y llamadas telefónicas a las 
casas comerciales. 




 

3.8 El EASP, revisa las cotizaciones recibidas conforme a los correos y llamadas 
emitidas a las casas comerciales en el plazo establecido (3 días hábiles). 




 

3.8.1 Si la cotización está completa y concuerda con el formulario de solicitud de 
cotización, el EASP ingresa la información al archivo de sondeo de precios 
y se registra para su posterior análisis y pasa al subproceso 4. 






 

3.8.2 Si la cotización es incompleta, el EASP solicita a la casa comercial una 
ampliación y/o aclaración para que complete la información faltante con un 
plazo de 3 días hábiles y registra la solicitud de la casa comercial, como 
documento probatorio. 






 

3.8.2.1 Si se reciben los subsanes, se continúa con el paso 3.9. 








 

3.8.2.2 Si no se reciben los subsanes y al cumplirse el plazo extremo, se 
considera como cotización inaceptable, y se procede el paso 3.10. 








 

3.9 El EASP en el momento que tiene la información de las cotizaciones que solicitó 
y se encuentran registradas, procede a solicitar reunión con el EAPA, para 
determinar el presupuesto por asignar. Se debe contar con 3 cotizaciones como 
mínimo, para dar paso al subproceso 4, donde se establece la asignación del 
presupuesto. 




 

Nota aclaratoria: Cuando se han gestionado solicitudes de cotizaciones, ampliaciones 
o aclaraciones a las casas comerciales, pero no se ha recibido respuesta y en el 
expediente de la persona estudiante no se cuenta con al menos 3 cotizaciones, se 
procede con el subproceso 4, estableciendo la justificación pertinente. 

 

 

3.10 Fin del subproceso 




 

 

4. Análisis y asignación de presupuesto. 

 




4.1 El EASP se reúne con el EAPA para la asignación de presupuesto, cuando se 
estime conveniente. 




 

4.2 El EASP y el EAPA proceden a analizar las cotizaciones considerando lo siguiente: 




 

4.2.1 El precio de referencia debe establecerse en colones, por lo que, si el precio 
de la cotización se indica en dólares, es necesario convertirlo a colones 
indicando el tipo de cambio utilizado a la fecha de la conversión, sitio web 
del que se tomó y documentando con una captura de la página. Esta acción 
debe registrarse en el expediente de la solicitud del producto de apoyo. 






 

4.2.2 El cálculo para la asignación del monto debe referenciar una cantidad en 
números enteros, empleando un redondeo aproximado. Esta aproximación 
se realiza de tal forma, que abarque por lo menos, dos precios de referencia 
considerando las cotizaciones aceptables. 






 

Nota Aclaratoria: Para efectuar el sondeo de precios se toma como referencia, lo 
expuesto en contratación administrativa sobre los precios ruinosos y excesivos, cuando 
el precio indicado en una cotización es extremadamente bajo o extremadamente alto, en 
comparación con las otras cotizaciones. 

 

4.3 El EASP registra en el expediente de la solicitud del producto de apoyo, toda la 
documentación que fundamente el sondeo de precios en el mercado (cotizaciones, 
enlaces de páginas en internet, correos electrónicos enviados y recibidos de las 
casas proveedoras, otros). 




 

4.4 El EASP registra los acuerdos tomados en el punto 4.1, referentes a la asignación 
de presupuesto en la bitácora. 




 

4.5 El EASP incorpora el monto acordado en el expediente de la solicitud del producto 
de apoyo. 




 

Nota aclaratoria: Cuando por aspectos vinculados con las cotizaciones (cotización 
inaceptable no se le asigne presupuesto a una solicitud, el EASP deberá dar seguimiento 
y comunicar al EAPA cuando se resuelva la situación para continuar con dicho proceso. 

 

 

4.6 El EAPA, llena el borrador del oficio (Anexo 8) y lo envía por medio de correo 
electrónico, a la jefatura del Programa de Integración, para su revisión y firma. 




 

4.7 Una vez que el oficio cuenta con la firma de autorización, el EAPA lo remite a la 
junta por correo electrónico, con el documento que describe las especificaciones 
técnicas del producto, para que sea considerada en el proceso de contratación 
administrativa (Anexo 9.) 




 

Nota aclaratoria: En esta etapa, al igual que en todo el proceso, la comunicación del 
Programa de Integración de la DPE es exclusiva con la junta de educación o junta 
administrativa que realiza la solicitud del proceso. 

 




4.8 Fin del subproceso. 




 

 

5. Inclusión de las solicitudes en el Sistema TCTE. 

 

5.1 La DPE recibe de la junta por medio de correo electrónico, el comunicado u oficio 
de autorización de uso de presupuesto extraordinario por parte de DSAF. 
5.2 El EAPA ingresa en el sistema TCTE, los datos requeridos por dicho sistema, para 
que los recursos se incluyan en la planilla siguiente. 




 

5.3 El EAPA, comunica mediante correo electrónico al EASP la aprobación del 
presupuesto. 




 

5.4 Fin del subproceso. 




 

6. Aprobación y ejecución de la planilla. 

 

6.1 La jefatura del Programa de Integración, ingresa al sistema TCTE en el módulo 
que corresponde (Ayudas Técnicas) y genera la solicitud de la planilla. 




 

6.2 Una vez generada, la jefatura del Programa de Integración, valida la planilla. 




 

6.3 La jefatura del Programa de Integración de la DPE comunica vía correo 
electrónico, a la persona directora de la DPE, que la solicitud de la planilla ya está 
generada y validada. 




 

6.4 La persona directora de la DPE, ingresa al sistema TCTE, y aprueba la planilla. 




 

6.5 La persona directora de la DPE comunica vía correo electrónico a la jefatura del 
Programa de Integración de la DPE, que la planilla ha sido aprobada. 




 

6.6 La jefatura del Programa de Integración de la DPE, ingresa al módulo de 
transferencias del TCTE y genera la planilla ya validada. 




 

6.7 La jefatura del Programa de Integración de la DPE, envía los datos de la planilla 
(monto de la planilla, número de líneas, mes y año) a la persona coordinadora 
presupuestaria, para la confección del oficio de remisión de la planilla a la 
Dirección Financiera. 




 

6.8 La persona directora de la DPE, envía oficio de remisión de planilla, al 
Departamento de Transferencias de la Dirección Financiera, en las fechas 
establecidas por el Ministerio de Hacienda, cada año. 




 

6.9 Fin del subproceso. 




 

 

7. Recepción, análisis y traslado del expediente “Contratación administrativa para 
la adquisición de productos de apoyo y liquidación de recursos asignados”. 




 

 

7.1 La persona recepcionista de la DPE, recibe el expediente de contratación 
administrativa remitido por la junta, y lo registra en la base de datos. 




 

7.2 La persona recepcionista de la DPE, traslada por medio de correo electrónico o 
en físico, según corresponda, el expediente de contratación administrativa al 
EAPA. 




 

7.3 El EAPA, recibe el expediente de contratación administrativa y procede a su 
análisis. 




 

7.3.1 De estar en orden y en cumplimiento con lo dispuesto en la normativa 
vigente en lo referente a la administración de recursos públicos, procede 
con el cierre del proceso mediante su archivo ya sea en físico o digital, 
según corresponda y pasa al 7.4. 






 

7.3.2 Si la información referida a la DPE no se encuentra completa, el EAPA, 
solicita el subsane a la junta, estableciendo una fecha máxima de 5 días 
hábiles, para su devolución. 
7.3.2.1 Si se recibe subsane en el plazo establecido, pasa al 7.2. 








 

7.3.2.2 Si No se recibe el subsane en el plazo de 5 días hábiles, se pasa al 
7.3. 








 

Nota aclaratoria: Cuando el análisis del expediente de contratación se detectan 
inconsistencias o irregularidades, o no se presentaron todos los documentos, se 
procede con su traslado al Departamento de Supervisión y Control, para su estudio. 

 

7.4 El EAPA remite el expediente de contratación administrativa al Departamento de 
Supervisión y Control, para su respectivo análisis de acuerdo a sus competencias. 




 

7.5 Fin del subproceso. 




 

8. Interrupción de la gestión por traslado, exclusión o fallecimiento. 

 

8.1Por traslado. 

 

8.1.1 El EAPA, recibe oficio de la junta, por medio de correo electrónico, en el que se 
indica la condición de traslado de la persona estudiante, lo revisa y procede según las 
siguientes condiciones: 

 

8.1.1.1 Si los recursos económicos ya han sido depositados a la junta que hizo la 
solicitud, y la persona estudiante ya no es parte de su matrícula, pero se encuentra 
dentro del sistema educativo, la DPE procederá según los siguientes escenarios: 

 

8.1.1.1.1 El EAPA, atiende comunicado de la junta en el que indica que sí 
dará continuidad al proceso de contratación administrativa, para la 




adquisición del producto de apoyo y entregarlo a la persona estudiante 
beneficiaria. Continúa en subproceso 7. 

 

8.1.1.1.2 El EAPA atiende comunicado de la junta, en el que indica que llegó 
a un acuerdo para transferir los recursos económicos a la junta del centro 
educativo en la que se encuentra matriculada la persona estudiante, la cual 
daría continuidad al proceso de contratación y la compra del bien. Continúa 
en subproceso 7. 

 

8.1.2 En caso de que no se hubiesen depositado los fondos para la compra de producto 
de apoyo a la junta del centro educativo que hizo la solicitud, el EAPA realiza un oficio de 
anulación y lo comunica a la junta donde se encontraba matriculada la persona estudiante 
anteriormente, se pasa al 8.2 

 

8.1.3. El EAPA pasa al subproceso 4 en la actividad 4.6, con la junta del centro educativo 
en la que se encuentra matriculada la persona estudiante. 

 

8.1.4. Fin del sub proceso 

 

8.2 Por exclusión. 

 

8.2.1 El EAPA, recibe comunicado de la junta en el que se indica que la persona 
estudiante no se encuentra matriculada en el centro educativo que realiza la solicitud y 
tampoco traslada su matrícula a otro centro educativo (exclusión), se procederá según 
los siguientes escenarios: 

 

8.2.1.1 Si los recursos económicos ya han sido depositados a la junta que hizo la 
solicitud, y la persona estudiante ya no es parte de su matrícula, el EAPA, recibe 
de la junta, la documentación referente al depósito de los recursos en Caja Única 
del Estado, 

 8.2.1.1.1 El EAPA, procede al archivo del expediente y comunica a la junta del 
centro educativo, vía correo electrónico, al respecto. Pasa al 8.2.2 

 

8.2.1.2 En caso de que no se hubiesen depositado los fondos para la compra de 
producto de apoyo a la junta del centro educativo que hizo la solicitud, el EAPA 
realiza un oficio de anulación y lo comunica a la junta vía correo electrónico. Pasa 
al 8.2.2. 

 

8.2.2. El EAPA procede a archivar el expediente ya sea en físico o en digital según 
corresponda. 

 

8.2.3 Fin del subproceso 

 

 

8.3 Por fallecimiento. 

 

8.3.1 El EAPA, recibe comunicado de la junta en el que se indica que la persona 
estudiante ha fallecido. 




 

8.3.1.1 Si los recursos económicos ya han sido depositados a la junta, el EAPA, 
recibe de ésta, la documentación referente al depósito de los recursos en Caja 
Única del Estado. Pasa al 8.3.2. 

 

8.3.1.2 En caso de que no se hubiesen depositado los fondos para la compra de 
producto de apoyo a la junta del centro educativo que hizo la solicitud, el EAPA 
realiza un oficio de anulación y lo comunica a la junta por medio de correo 
electrónico. Pasa al 8.3.2 

 

Nota aclaratoria: Si la persona estudiante beneficiaria ya no se encuentra matriculada en 
el sistema educativo público (MEP), por causa de fallecimiento u otro, y la etapa de 
compra ha sido completada por parte de la junta, no debe entregarse el producto de 
apoyo a la familia, sino que debe comunicarse a la DPE para determinar el procedimiento 
a seguir con el producto de apoyo adquirido con recursos públicos. 

 

8.3.2 Fin del subproceso. 

 

9.Fin del procedimiento. 

 

Documentos de referencia: 

UNE-EN ISO 9999 V2: Productos de apoyo dirigidos a personas con discapacidad, 
clasificación y terminología (ISO 9999:2011) 

Formularios o Registros: 

Ver anexos. 

Sistema TCTE 

 

ANEXOS: 

Anexo N°1. Formulario solicitud producto de apoyo. 

Anexo N°2. Informe para la solicitud de producto de apoyo. 

Anexo N°3. Entrega del producto de apoyo. 

Anexo 4: Formulario de recepción de solicitud de producto de apoyo. 

Anexo N°5. Informe de Resultados. 

Anexo N°6. Oficio para sondeo de precios en el mercado de productos de apoyo. 

Anexo N°7. Solicitud de cotización. 

Anexo N°8. Comunicado sobre la aceptación de solitud para producto de apoyo e inicio 
de gestiones ante la Dirección Regional de Educación. 

Anexo N°9. Aceptación de trámite para contratación administrativa de producto de apoyo. 

 



 


 

Anexos 

Anexo 1 Formulario solicitud producto de apoyo 

 

 

N° CONSECUTIVO DEL 
REGISTRO DE LA 
SOLICITUDFECHA DE INGRESO 
DPEPRESUPUESTO 
EXTRAORDINARIO 
APROBADO POR DRE 
(N° de oficio y fecha)
ENTREGA DE EXPEDIENTE 
DE CONTRATACÓN 
ADMINISTRATIVA 
(Fecha y N°oficio)
InstituciónSolicitud referida por 
Nombre de las 
personas 
responsables que 
remiten 
N° Teléfono 
Correo electrónico:
Dirección Regional:N° Teléfono Correo electrónico:
Circuito:N° Teléfono Correo electrónico:
Nombre centro educativo N° Teléfono Correo electrónico:
Código Centro EducativoNombre Director:N° Teléfono Correo electrónico:
Nombre Supervisor:N° Teléfono Correo electrónico:
Nombre de la Junta de 
Educación o 
AdministrativaN° Teléfono Correo electrónico:
1° APELLIDO 2° APELLIDOFECHA DE 
NACIMIENTO 
EDADN° CÉDULAN° TELÉFONO NIVEL ACADÉMICO 
CONDICIÓN DE 
DISCAPACIDAD 
CORREO ELECTRÓNICO 
PROVINCIACANTÓN DISTRITO BARRIO1° APELLIDO 2° APELLIDO N° CÉDULAN° TELÉFONOTELÉFONO OPCIONAL CORREO ELECTRÓNICO 
1° APELLIDO 2° APELLIDO N° CÉDULAN° TELÉFONOTELÉFONO OPCIONAL CORREO ELECTRÓNICO 
FICHA TÉCNICA 
SILLA DE RUEDAS 
FICHA TÉCNICA 
MOBILIARIO ADAPTADO 
INFORME PARA LA 
SOLICITUD DE 
PRODUCTOS DE 
APOYOCERTICAFICACIÓN MÉDICAAUDIOMETRÍA ESTUDIO DE MERCADO 
COPIA DEL ACTA DE 
LA JUNTA DE 
EDUCACIÓN O 
ADMINISTRATIVAOTRO (INDICAR):
NOMBRE DE PRESIDENTE 
JUNTA DE EDUCACIÓN O 
ADMINISTRATIVA 
SELLO 
NOMBRE DE 
PERSONA 
DIRECTORA DEL CE 
SELLO 
FIRMA PRESIDENTE 
JUNTA DE EUCACIÓN 
ADMINISTRATIVA 
FIRMA DE PERSONA 
DIRECTORA DEL CE 
MARCAR CON UNA X LOS DOCUMENTOS ADJUNTOSOBSERVACIONES SOBRE PRODUCTOS DE APOYO3. INFORMACIÓN JUNTA DE EDUCACIÓN O ADMINISTRATIVA. (uso exclusivo del centro educativo) 
4. Nombre producto de apoyo:ESPECIFICACIONES TÉCNICAS DEL PRODUCTO DE APOYO SOLICITADO SEGÚN OFICIO/ ASESORÍA/ INFORME/ OTRO4. DATOS DE LA PERSONA ESTUDIANTE. (uso exclusivo del centro educativo) 
6. DATOS DEL PRODUCTO DE APOYO SOLICITADO. INDIQUE EL NOMBRE Y CANTIDAD DE PRODUCTOS DE APOYO RECOMENDADO. (uso exclusivo del centro educativo) 
CANTIDAD DE PRODUCTOS DE APOYO SOLICITADOSESPECIFICACIONES TÉCNICAS DEL PRODUCTO DE APOYO SOLICITADO SEGÚN OFICIO/ ASESORÍA/ INFORME/ OTROESPECIFICACIONES TÉCNICAS DEL PRODUCTO DE APOYO SOLICITADO SEGÚN OFICIO/ ASESORÍA/ INFORME/ OTROESPECIFICACIONES TÉCNICAS DEL PRODUCTO DE APOYO SOLICITADO SEGÚN OFICIO/ ASESORÍA/ INFORME/ OTRO3. Nombre producto de apoyo:
2. Nombre producto de apoyo:
1. Nombre producto de apoyo:
MINISTERIO DE EDUCACIÓN PÚBLICADIRECCIÓN DE PROGRAMAS DE EQUIDAD 
N° DE OFICIO/ ASESORÍA/ INFORME/ OTRO1. DIRECCIÓN DE PROGRAMAS DE EQUIDAD DPE (uso exclusivo de la DPE).
2. DATOS DEL CENTRO EDUCATIVO (uso exclusivo del centro educativo). Ubicación Administrativa del centro educativo 
FORMULARIO 
SOLICITUD PRODUCTO DE APOYODatos para contactos 
5. DATOS DEL PADRE, MADRE O RESPONSABLE DE LA PERSONA ESTUDIANTE. (uso exclusivo del centro educativo) 
OTRAS SEÑAS 
NOMBRE DE LA MADRE O ENCARGADANOMBRE DEL PADRE O ENCARGADO 
FICHA DE LA PERSONA ESTUDIANTE CON DISCAPACIDADNOMBRE 
 

 

 

Anexo 2: Informe para la solicitud de producto de apoyo. 

 

 

 

cid:image005.jpg@01CE731A.BB739060
Logo Membrete
Informe para la solicitud de productos de apoyo 

 

I. Datos del Centro educativo 


Nombre del centro educativo: ________________________________________________ 

Código presupuestario: _____________________________________________________ 

DRE: ___________________________________________________________________ 

Circuito: _________________________________________________________________ 

Nombre de la persona directora: ____________________________________________ 

Nombre y puesto de la persona docente, terapeuta física / ocupacional / lenguaje encargado de dirigir 
la utilización del producto en el proceso educativo: ________________________ 

________________________________________________________________________ 

Correo electrónico del CE: __________________________________________________ 

Teléfono del CE: _________________________________________________________ 

Dirección de CE: _________________________________________________________ 

_______________________________________________________________________ 

________________________________________________________________________ 

II. Datos familiares: 


Nombre completo de la madre/ encargada: _____________________________________ 

Número de teléfono: ______________________________________________________ 

Correo electrónico: ______________________________________________________ 


Nombre completo del padre/ encargado: _______________________________________ 

Número de teléfono: ______________________________________________________ 

Correo electrónico: ______________________________________________________ 

Cantidad de miembros que componen el hogar: ________________________________ 

Tipo de vivienda: ( ) propia ( ) alquilada ( ) otra ______________________________ 

Condiciones generales del entorno: __________________________________________ 

________________________________________________________________________ 

Dirección exacta: Provincia, cantón, distrito, barrio, otras señas: ___________________ 

________________________________________________________________________ 

________________________________________________________________________ 

III. Datos de la persona estudiante: 


Nombre completo: _______________________________________________________ 

Número de identificación: __________________________________________________ 

Fecha de nacimiento: ______________________________________________________ 

Edad: ___________________________________________________________________ 

Nivel académico que cursa: _________________________________________________ 

Condición de discapacidad: _________________________________________________ 

Historia clínica de la persona estudiante (atención por parte del Estado o instituciones privadas, que 
recibe la persona estudiante con discapacidad, desde la identificación de la condición a la fecha): 

(Este apartado se expone en prosa) 

 

 

 

 

 

 

 


 

 

 

 

 

 

IV. Criterio técnico-pedagógico: 


 

a. Identificación de barreras: Breve historia de la tipificación de las barreras, quién las identificó 
y propuesta de solución por medio de la utilización de un producto de apoyo. 


________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
________________________ 

b. Indicación de los apoyos educativos que ha sido utilizados en el proceso pedagógico. 


________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
________________________ 

 

c. Justificación de la solicitud, basándose en la valoración integral de la situación y las 
características específicas que deben poseer como mínimo, para apoyar la educación inclusiva y la 
participación plena y efectiva de la persona estudiante en su proceso educativo. 
 Indicar el objetivo del uso del producto de apoyo en la mediación pedagógica. 


________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________


________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________ 

 

 

Notas: 

-No se deben recomendar marcas, ni utilizar las fichas descriptivas de productos de casas 
proveedoras, como insumo para describir las características de los productos recomendados. 

 

-Tomar en cuenta, que la valoración de productos debe obedecer, a ajustes razonables y en función 
de las necesidades de la persona estudiante con discapacidad, así como a los límites y facultades del 
Estado costarricense. 

 

-La descripción de las características del producto, debe ser el resultado de la valoración 
profesional, para la persona estudiante. 

 

-Se debe indicar cómo se va a utilizar el producto y el resultado que se espera alcanzar en el ámbito 
educativo (esta información la ofrece la persona docente, terapeuta física / ocupacional / lenguaje 
encargada). 

Lo anterior, se requiere para que la Junta de Educación / Administrativa pueda realizar el proceso 
de contratación administrativa correspondiente, en términos de eficiencia, eficacia, transparencia y 
economía. 

 

d. Seguimiento: El centro educativo debe realizar un plan de seguimiento para la valoración del 
alcance del objetivo pedagógico propuesto (estrategia, periodicidad, persona responsable, 
resultados). 


 

__________________________ _____________________ 

Nombre completo de la persona responsable Firma 

 

_________________________ 

Código profesional 

 

_________________ 

Fecha de elaboración 

 

 


 

Anexo 3: Entrega del producto de apoyo 

 

ENTREGA DEL PRODUCTO DE APOYO 

 

Señor 

Padre, madre de familia 

Persona encargada 

Estudiante 

 

 

Estimado (a) señor (a): 

 

Para los efectos consiguientes, la junta de educación o administrativa, Cédula Jurídica 
N°________________, del centro educativo______________________, código 
presupuestario N°________, Dirección Regional de ______________________, Circuito 
Educativo N°___, hace entrega del producto de apoyo 
_______________________________otorgado a la persona estudiante beneficiaria del 
Programa de Integración, cédula N°_______________________, según especificaciones 
aprobadas. 

 

 

Dado a los_________ días del mes__________________ año___________ 

 

 

 

_____________________________________ 

Firma de la persona presidente de la Junta 

 

___________________________________ 

Firma de la persona directora del centro educativo 

 

______________________________________ 

Firma del padre-madre-persona encargada-estudiante 

 

 

 

 

 


 Anexo 4: Formulario de recepción de solicitud de producto de apoyo 

 

USO INTERNO DPE 

 

 

 

 

 

 

 
Dirección de Programas de Equidad 
Programa de Integración 
Formulario de recepción de solicitud de producto de apoyo 

 Instrucciones: 
-Marque en el espacio que corresponda: "Completa", "Incompleto", "Pendiente" y "No aplica". 
-En la columna de "Incompleto" marque la casilla que indique lo que falta en el documento. 
-En la columna de "Pendiente" marque con una X si no se aporta el documento. 
-En la columna de "No aplica" marque con una X si el documento no es necesario para el trámite. 

Documento 

Completo 

Incompleto 

Pendiente 

No 
aplica 

1. Formulario solicitud producto de apoyo 

 

( )Firma ( )fecha ( )sello ( )datos 
estudiante ( )datos grupo familiar 
( ) datos del CE ( ) Otro 

 

 

2. Informe para la solicitud de productos de 
apoyo 

 

( )Firma ( )fecha ( )sello ( )datos 
estudiante ( )datos del grupo familiar ( 
) datos del CE ( ) Otro 

 

 

3. Ficha técnica emitida por CCSS, Cenarec, 
profesionales del área de educación 
especial, entre otros.(silla de ruedas, 
mobiliario adaptado, otros) 

 

( )ilegible ( )nombre y firma ( 
)código profesional 
( )desactualizada (2 años) 
( ) otro 

 

 

4. Audiometría (CCSS) 

 

( )ilegible ( )nombre y firma ( 
)código profesional 
( )desactualizada ( )empresa privada 
( ) otro 

 

 

5. Certificación de discapacidad o 
certificación médica 

 

( )ilegible ( )nombre y firma ( 
)código profesional 
( )desactualizada (1 año) ( )empresa 
privada 
( ) otro 

 

 

6. Estudio de mercado 

 

( ) firma ( ) sello ( ) nombre de la 
persona estdiante ( ) otro 

 

 

7. Copia del Acta de la junta con el acuerdo 
para solicitar el producto de apoyo a la DPE. 

 

( )ilegible ( )nombre y firma 
( ) tachones 
( ) sello 

 

 




8. Otro. 

 

 

 

 

Observaciones: 

 Recepción de solicitud por parte de la DPE 

Fecha de solicitud completa: ( ) ___________Firma de la persona funcionaria DPE: _______________________________ 
Firma de la persona que entrega la documentación: ________________________________________ 

Fecha de solicitud incompleta: ( )___________ (cuenta con 30 días naturales para remitir subsanes) 
Firma de la persona funcionaria DPE: __________________________________ 
Firma de la persona funcionaria que entrega la documentación: ______________________________________________ 



 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


Anexo 5: Informe de Resultados 

 

 

Viceministerio Administrativo 

Dirección de Programas de Equidad 

 

 

 

Informe de Resultados N°_____ 

(Uso exclusivo del Programa de Integración) 

Fecha: __________________________________________________________________________ 

Centro educativo: _________________________________________________________________ 

Código presupuestario: _____________________________________________________________ 

Circuito escolar: ___________________________________________________________________ 

Dirección Regional de Educación: _____________________________________________________ 

Estudiante: _______________________________________________________________________ 

N° de Cédula: _____________________________________________________________________ 

Edad: ___________________________________________________________________________ 

Grado académico_________________________________________________________________ 

Condición de discapacidad: __________________________________________________________ 

Se realiza el análisis de la solicitud de la persona estudiante en mención, con base en la información 
documental. Se determina, que la solicitud cuenta con el criterio que justifica la recomendación de los 
siguientes productos de apoyo____________________________________________________ 

_________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________
______________________________________________________________. 

A su vez el informe aporta las especificaciones técnicas de los productos a solicitar. Por lo tanto, se determina: 

( ) Continuar con la gestión. 

( ) Solicitar el sondeo de precios. 

_____________________________________________________ 

Nombre y firma de la persona analista del Programa de Integración 

 

 


 Anexo 6 Oficio para sondeo de precios en el mercado de productos de apoyo. 

 

 

 

Despacho Administrativo 

Dirección de Programas de Equidad 

Programa de Integración (Ayudas Técnicas) 

 

 

 

XX de XXX de 2021 

DVM-A-DPE-XXX-2021 

Señor/a 

Proveedor/a 

ASUNTO: SOLICITUD DE COTIZACIÓN PRODUCTO DE APOYO 

Estimado/a señor/a: 

Reciba un saludo cordial. 

La Dirección de Programas de Equidad del Ministerio de Educación Pública, realiza un sondeo de 
precios en el mercado de ayudas técnicas/productos de apoyo, con el fin de asignar el recurso 
económico a las juntas de educación y/o juntas administrativas de los centros educativos –según 
corresponda-, quienes posteriormente, deberán realizar el proceso formal de contratación 
administrativa para adquirir estos productos. 

En razón de lo expuesto, le solicitamos remitirnos una cotización del artículo descrito en el documento 
adjunto “Solicitud de cotización”, la cual debe contener la siguiente información: 

• Cotización a nombre de la Dirección de Programas de Equidad. 
• Referirse al número del consecutivo que indica el documento adjunto, con el fin de identificar 
el producto que cotiza. 
• Nombre del producto de interés. (Mencionar el tipo de bien) 
• Descripción exacta del producto acorde a la ficha técnica y documento adjunto. 
• Precio en colones por unidad. 
• Fecha en que se emite la cotización. 
• Número de cotización. 
• Vigencia de la cotización (en días). 
• Logo, número de identificación y nombre de la empresa. 
• Fecha, dirección exacta donde se ubica la empresa. 
• Tiempo requerido para entregar el bien (debe indicar si el bien se mantiene dentro del 
inventario o no). 
• Tiempo de la garantía sobre el producto. 
• Si la empresa da servicio de mantenimiento y venta de los repuestos sobre el bien. 


 

 

 


 Anexo 7: Solicitud de cotización 

 

 

SOLICITUD DE COTIZACIÓN 

 

 

 

 

 

Despacho Administrativo 

Dirección de Programas de Equidad 

Programa de Ayudas Técnicas 

 

 

 

Nombre para la cotización 

Dirección de Programas de Equidad 

Consecutivo para referir cotización 

0000 

 

Correos electrónicos 

dpe@mep.go.cr 

 

Teléfono 

2233-6027 

Provincia 

San José 

Cantón 

San José 

Distrito 

Hospital 

Nombre del producto 

 

Especificaciones exactas del producto 
solicitado: 

 

Estimado/a proveedor/a agradecemos considerar los siguientes ítems 

para la elaboración de la cotización: 

1. Fecha de emisión de la cotización. 
2. Número de cotización. 
3. Vigencia de la cotización (en días). 
4. Logo, número de identificación (cédula jurídica) y nombre de la empresa. 
5. Fecha, dirección exacta donde se ubica la empresa. 
6. Tiempo requerido para entregar el bien (indicar si el bien se mantiene dentro del inventario o no). 
7. Tiempo de la garantía sobre el producto. 
8. Si la empresa da servicio de mantenimiento y venta de los repuestos sobre el bien. 


Nota aclaratoria: 

En caso de ofertar un producto diferente a lo solicitado, por favor indicar las especificaciones en las que 
no coincide. 



 

 

 

 

 


 

 Anexo 8: Comunicado sobre la aceptación de solitud para producto de apoyo e inicio de gestiones ante 

 la Dirección Regional de Educación 

 

 

 

Viceministerio Administrativo 

Dirección de Programas de Equidad 

 

 

 

 

 

XX de XXXX 202X 

DVM-A-DPE-XXX-XX-202X 

Página 1 

 

 

Señores (as) 

Junta de Educación 

Centro Educativo XXXXXXX -código presupuestario XXXX 

Ministerio de Educación Pública 

 

 

 

ASUNTO: Comunicado sobre aceptación de solicitud para producto de apoyo e inicio de 
gestiones ante la Dirección Regional de Educación. 

 

 

 

Estimados (as) señores (as): 

 

De conformidad con la solicitud realizada a la Dirección de Programas de Equidad, por la 
junta de educación o junta administrativa, para la adquisición de productos de apoyo, se 
les informa que esta dirección, en coordinación con el Departamento de Gestión de 
Transferencias, procederá a gestionar la transferencia de los recursos económicos 
necesarios para que la junta pueda realizar el proceso de contratación administrativa y la 
adquisición del producto requerido por la persona estudiante XXXXXXXXXXXXX, cédula 
de identidad X XXXX XXXX, quien es estudiante regular del centro educativo y de quien 
se ha recibido la documentación necesaria. 

 

MONTO DE LA TRANSFERENCIA 

PRODUCTO 

₡ 0 000 000,00 

XXXXXXXXXXXX 



 

Es importante aclarar que, la trasferencia se realizará cuando la junta efectúe ante la 
Dirección Regional de Educación (DRE) correspondiente, las gestiones requeridas para 
obtener la autorización para el uso de presupuesto extraordinario, según lo indica el 


Decreto 37485-H “Reglamento para Transferencias de la Administración Central a 
Entidades Beneficiarias”. 

Una vez presentado el trámite de autorización ante la DRE, cuenta con diez días hábiles 
para emitir su respuesta, caso contrario, habiendo transcurrido ese plazo sin que la DRE 
se pronuncie, la junta podrá continuar con el trámite ante la DPE, presentando la 
documentación que evidencie que se hizo la solicitud de autorización del uso del 
presupuesto extraordinario. 

Esta información debe ser remitida a la dirección de correo electrónico: dpe@mep.go.cr, 
con copia a ayudastecnicasdpe@mep.go.cr, a la brevedad posible a fin de que se pueda 
realizar la gestión dentro de los plazos y la disponibilidad presupuestaria para el 202X. 

 

Finalizado el proceso de contratación administrativa y quedando en firme el acto de 
adjudicación, la junta de educación o junta administrativa, entregará a la Dirección de 
Programas de Equidad, copia certificada del expediente del proceso de contratación 
administrativa realizado para la adquisición del producto de apoyo, el cual deberá estar 
debidamente foliado y en estricto orden cronológico. 

 

Dicho expediente deberá contar la decisión inicial de la contratación, términos de 
referencia, el cartel, invitaciones, consultas y aclaraciones al cartel, objeciones al cartel 
(si es que se presentan), recepción de ofertas, apertura de ofertas, análisis de las ofertas, 
acto de adjudicación, impugnación al acto de adjudicación ( si es que se presenta), 
firmeza mediante la cual se formaliza la relación contractual, solicitándosele al adjudicado 
las garantías y requisitos que fueron solicitados en el cartel. 

 

 

Atentamente, 

 

 

XXXXXXXXXXXXXXX 

XXXXXXX 

Dirección de Programas de Equidad 

 

 

XX de XXXX 202X 

DVM-A-DPE-XXX-XXX-202X 

Página 3 

 

 

XXX/XXX 

Anexos: 

 

 

C. 

 


 Anexo 9: Aceptación de trámite para contratación administrativa de producto de apoyo 

 

 

 

Viceministerio Administrativo 

Dirección de Programas de Equidad 

 

 

 

 

 ACEPTACIÓN DE TRÁMITE PARA CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA DE PRODUCTO DE APOYO, 
PROGRAMA DE INTEGRACIÓN – DIRECCIÓN DE PROGRAMAS DE EQUIDAD. 

 

Fecha: _______________ 

Señor: 

___________________________, 

Director 

Dirección de Programas de Equidad. 

Ministerio de Educación Pública 

 

La junta de educación/administrativa del Centro Educativo_________________________ 

Código presupuestario__________, circuito______, perteneciente a la Dirección Regional de Educación de 
_____________________, comunica la aprobación del presupuesto extraordinario, por un monto de ¢-
__________ (monto en letras), para la compra de: 
____________________________________________________________________, según documento 
____________________________ (adjuntar) remitido por la DRE. 

 

Una vez depositado el dinero en las cuentas, esta junta iniciará el proceso de contratación administrativa, según 
lo establece la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento. Ley N°7494. 

 

La junta también se compromete a enviar copia certificada del expediente de contratación administrativa 
del/los producto/s asignados, a la Dirección de Programas de Equidad, correo electrónico dpe@mep.go.cr, 
ayudastecnicasdpe@mep.go.cr o directamente en sus instalaciones, para lo correspondiente. 

 


Para notificaciones, favor remitir al correo electrónico: (MEP)__________________________________ o al 
teléfono_____________________. 

 

Agradeciendo la atención, se suscriben. 

 

 

 

 

____________________________ ______________________________ 

Nombre y firma Nombre y firma 

Presidente de junta Persona directora del centro educativo